2012年3月20日星期二

个人管理 - 第四代时间管理

在《个人管理 - 目标管理之前,你会时间管理吗》中讲了时间的四象限图,在《高效能人士的七个习惯》中的要事第一中也着重讲解了时间管理,本篇对第四代时间管理方法进行介绍,让大家对第四代时间管理方法更加清楚。

四代时间管理理论

  在时间管理领域里,每一代理论都是在前一代的基础上发展起来的,而每一次发展都能让我们更好的掌握生活。
  1. 第一代:普遍使用便条和办事清单,明确生活中的各种需要。没有提到有限顺序的概念。
  2. 第二代:使用日历或日程表来安排约会的进度计划,反映需要提交计划的时间并预先安排未来的活动。使用这个管理的人有一定的自我控制能力,但没有按照重要性对任务进行排序,缺少成就感,因为时间总是被日程表所左右。
  3. 第三代:注重确定长期、中期及短期目标,然后再根据价值观合理的安排精力和时间,这种理论提倡对每一天进行合理规划,制定一个明确的计划来完成最重要的目标和任务。虽然这种时间管理方法有了很大进步,但是人们发现这种对时间“高效率”分配和使用通常达不到预期的目标,限制了我们的视野,让我们只注重每天的计划。有很多人不再使用这种细致入微,让人备感拘束的时间管理计划和日常安排,而重新起用第一代和第二代管理时间的技巧。
  4. 第四代:关注的重点不应该是如何管理时间,而是如何有效的管理自己。人们的满足感通常来源于期望与期望的满足,而这些都是在我们影响圈范围内。第四代时间管理方法注重的不再是具体的事务和时间分配,而是如何维持产出和产能之间的平衡

第二象限

  上图为时间管理矩阵,在我之前blog也出现。第一象限是重要紧急的任务,很多人都会认为这是最应该花时间解决的,但是如果你过份注重第一象限的活动,那么这个象限的范围就会变得越来越大,最终占据你全部的时间和精力,这个我是深有体会。下图是我两年前的一个时间测试结果,大部分时间做的都不是第二象限的工作,这个时候就会感觉压力大、精辟力尽、被危机牵着鼻子走、忙于收拾残局等。
  把本节标题写为第二象限的目的就是想告诉大家,第二象限的活动才是高效个人管理的核心,因为这个范围内的活动虽然不紧迫,但是却十分重要。对第二象限的投入,会极大的减少以后第一象限的投入,这样你就不会再有那种被事情追着跑的感觉了,压力也不会太大。下图是我去年测试的两次时间管理图,我更多的关注是第二象限了,比如做的架构、人员的培训、敏捷方法的实施等,如果没有很好的架构、人和方法的支持,我想我只要呆在项目组,那责任心就会驱使我去做第一象限的工作,每天就会处于忙碌的状态。而正是由于对这些看似不是很重要很紧急的投入,现在才能更好的分配我的时间,项目组才能更好的运转。  

勇于说“不”

  挤出时间来做第二象限内的活动需要有积极处世的态度,因为第一和第三象限的活动会主动来找你。在一开始的时候,如果要挤出时间去做第二象限的活动,只能从第三象限和第四象限的活动入手,因为你不能将第一象限中既重要又紧迫的事情放在一边不管。主要大家在收集时间的时候,不只是工作时间,要把一切可利用的时间都放进去。
  人的时间和精力都是有限的,所以你必须对某些事情说“不”,我在《责任不仅仅是只做份内的事》中也简单说过。我们对那些表面看上去十分紧迫的事情要勇于说“不”,即使这个紧迫的事情是能够帮助别人的,但如果将既定的原则抛到一遍,那么这件事就将成为成功到了的障碍,你的目标达不到,团队的目标也达不到。

你也来测一下吧

  如果你总是救火,你觉得自己无所事事,你觉得被人剥削,那么你也来通过网站Franklin Covery Online Assessments进行问题回答,测试一下自己的时间分布图吧。就如它自己所说并不是很精确,但是有参考价值。
  测试的结果如果相差太大或不满意,那么你要首先区分你的时间是按照个人价值观和公司价值观权衡出来的吗?如果是,那么你就要想想你自己的时间是否利用好了,有没有浪费的呢?如果确定你的时间认识是很准确的又利用好了时间还达不到效果,那就看看是否环境不利于你的时间管理?如果是的话,那你要不就是先适应环境再改变环境,要不就是换一个环境。

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